Guide

Bokföra kvitto — steg för steg guide 2026

Uppdaterad mars 2026 · 8 min läsning

Varje kvitto representerar en affärshändelse som ska bokföras. Men vad måste stå på kvittot? Vilket konto väljer du? Och hur länge måste du spara det? Den här guiden tar dig genom hela processen — från kvittokrav till färdig bokföringspost.

Steg 1: Kontrollera att kvittot är giltigt

Enligt Skatteverket och bokföringslagen måste en verifikation innehålla viss information för att vara giltig som underlag. Ett komplett kvitto ska innehålla:

Saknas momsen på kvittot? Då kan du inte göra momsavdrag. Köp från privatpersoner eller momsbefriade verksamheter saknar naturligt moms och ska bokföras utan ingående moms.

Steg 2: Bestäm vad du köpt — affärshändelsen

Identifiera vad kvittot avser. Det avgör vilket BAS-konto du ska använda. Några vanliga exempel:

• Kontorsmaterial (papper, pennor) → 6110
• Dator eller telefon under 5 000 kr exkl. moms → 5410
• Dator eller inventarie över 5 000 kr exkl. moms → 1221 (aktiveras)
• Programvara eller SaaS-prenumeration → 6540
• Kundmöte med lunch → 6072 (representation, ej avdragsgill)
• Egen lunch utan affärsanknytning → 2013 (eget uttag, ej kostnad)
• Mobilabonnemang → 6212

Om du är osäker på konto, se vår BAS-kontoplan-guide eller vår guide om avdragsgilla kostnader.

Steg 3: Beräkna momsen

De flesta kvitton i Sverige visar totalbeloppet inklusive moms (brutto). Du behöver räkna ut momsbeloppet separat:

Momsbeloppet bokförs på konto 2641 (Ingående moms). Det är detta belopp du får dra av i momsdeklarationen. Observera: privata inköp (2013) och ej avdragsgilla kostnader (6990) ger aldrig momsavdrag. Läs mer i vår kompletta momsguide.

Steg 4: Skapa bokföringsposten

En bokföringspost (verifikation) består av minst två rader — en debitering och en kreditering. Här är ett exempel: du köper kontorsmaterial för 500 kr inkl. moms (25 %).

Principen är alltid densamma: kostnaden debiteras på rätt kostnadskonto, momsen debiteras separat, och bankkontot krediteras med totalbeloppet. Varje verifikation måste vara balanserad — debet och kredit ska vara lika.

Steg 5: Arkivera kvittot

Enligt bokföringslagen ska alla verifikationer sparas i 7 år. Skatteverket godkänner digitala kopior under förutsättning att:

• Bilden är läsbar och komplett (alla uppgifter synliga)
• Filen inte kan ändras i efterhand (lässkyddad lagring)
• Det finns en tydlig koppling mellan digital bild och bokföringspost

Vanliga misstag vid kvittobokföring

1. Bokför utan kvitto. Inget underlag = inget avdrag. Saknar du kvittot, kontakta butiken och be om en kopia.
2. Fel momssats. Mat och dryck har 12 % moms, inte 25 %. Böcker har 6 %. Kontrollera alltid vad som står på kvittot.
3. Privata inköp som företagskostnad. En privat lunch bokförs på 2013 (eget uttag), inte som representation eller kostnad. Läs mer i vår guide för enskild firma.
4. Glömmer gränsvärdet 5 000 kr. En inventarie över 5 000 kr exkl. moms ska aktiveras (1221), inte direktkostnadsföras.
5. Kastar papperskvittot för tidigt. Även om du har en digital kopia, se till att den är komplett och läsbar.

Kvitto vs faktura — vad är skillnaden?

Ett kvitto utfärdas vid kontantköp, medan en faktura skickas vid kreditköp. Vid belopp över 4 000 kr inkl. moms krävs en fullständig faktura med både säljarens och köparens uppgifter för att du ska ha rätt till momsavdrag. Under 4 000 kr räcker ett förenklat kvitto.

Bokföringen fungerar på samma sätt oavsett om underlaget är ett kvitto eller en faktura — skillnaden är bara vilken information som krävs på dokumentet.

Sammanfattning

Att bokföra ett kvitto handlar om fem steg: kontrollera kvittots giltighet, identifiera affärshändelsen, beräkna momsen, skapa en balanserad bokföringspost och arkivera kvittot digitalt. Gör du detta konsekvent har du en ren och revisionssäker bokföring.